Datenschutz DSGVO-konform.

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Maßgabe der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website und im Rahmen der Vergabescanner-Software.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Anbieter laut Impressum. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@vergabescanner.de.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Bei der Nutzung unserer Website und Software werden folgende Datenarten verarbeitet:

• Bestandsdaten (Name, Firma, Anschrift, USt-Daten)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Zugriffszeiten)
• Inhaltsdaten (hochgeladene LVs, Preisprofile, Kalkulationen)
• Produkt- und Nutzungsdaten der gebuchten Funktionen (gespeicherte Suchprofile/Such-Abos mit Suchkriterien und Benachrichtigungsintervall, Merklisten und Notizen, Pipeline-/Kanban-Status, manuelle Kalendereinträge mit Titel, Datum und Notiz, Bieter-Profil mit Gewerken, Qualifikationen, Referenzen, Region und Unternehmensgröße sowie KI-Guthaben (Credits) und dessen Verbrauch)
• Vertragsdaten (Tarif, Laufzeit, Zahlungsweise)
• Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Browser-Informationen)

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Bereitstellung der Software, Verarbeitung Ihrer Ausschreibungs-Uploads, Erstellung von Kalkulationen, Pflege Ihrer Preisprofile und Abwicklung von Abonnements.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Sicherstellung des technischen Betriebs, Schutz vor Missbrauch, anonymisierte Reichweitenmessung.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Versand des Newsletters und nicht zwingend erforderliche Cookies — jederzeit widerrufbar.

4. Hosting in Deutschland

Sämtliche Server, auf denen Ihre Daten gespeichert und im Regelbetrieb verarbeitet werden, stehen in Deutschland. Backups werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren angefertigt. Die Virenprüfung hochgeladener Dateien (ClamAV) läuft in dieser Infrastruktur in Deutschland. Die KI-gestützten Funktionen (Dokumenten-Analyse, Anreicherung öffentlicher Ausschreibungen, Chat-Funktionen zu Ausschreibungen, Angebotserstellung sowie der KI-Hilfe-Assistent Scannie) werden über unseren EU-Auftragsverarbeiter OVHcloud (OVH SAS, Frankreich) auf Infrastruktur ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet; eine Übermittlung an Anbieter außerhalb der EU sowie ein Drittlandtransfer finden auch dort nicht statt.

5. Auftragsverarbeitung und eingesetzte Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Die KI-gestützte Textauswertung erfolgt über unseren EU-Auftragsverarbeiter OVHcloud (OVH SAS, Frankreich) auf Infrastruktur ausschließlich innerhalb der Europäischen Union; eine Übermittlung an Anbieter außerhalb der EU erfolgt nicht (siehe Ziffer 6). Im Einzelnen setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein:

• IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland) — Hosting, Serverbetrieb, Datenbank, E-Mail-Versand und Backup-Infrastruktur, ausschließlich in Deutschland.
• OVHcloud (OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich) — KI-Inferenz-Dienste (AI Endpoints) für sämtliche KI-gestützten Funktionen, ausschließlich auf Infrastruktur innerhalb der EU; kein Drittlandtransfer (siehe Ziffer 6).
• Stripe Payments Europe, Limited (The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland) — Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung. Innerhalb der Stripe-Gruppe können Daten an die Stripe, Inc. (South San Francisco, CA, USA) übermittelt werden; diese Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework (Zertifizierung von Stripe, Inc.) abgesichert.
• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) — Webanalyse (Google Analytics 4) und Conversion-Tracking (Google Ads) auf unserer öffentlichen Website, jeweils ausschließlich nach Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 7a). Dabei können Daten an Google in die USA übermittelt werden; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023).

6. KI-gestützte Verarbeitung

KI-Verarbeitung über OVHcloud (EU-Auftragsverarbeiter) – Die KI-gestützten Funktionen verarbeiten Text- und Bildinhalte: die Analyse hochgeladener Dokumente (Positionsextraktion; z. B. Pläne, Grundrisse und gescannte Dokumente, die als Bilddaten verarbeitet werden), die Zusammenfassung und Anreicherung öffentlicher Ausschreibungen, die semantische Suche (Berechnung von Vektor-Embeddings öffentlicher Ausschreibungstexte), die KI-Eignungsprüfung (Abgleich des Bieter-Profils mit den Kriterien einer Ausschreibung), die KI-Chat-Funktionen zu Ausschreibungen (Fragen an die Ausschreibung sowie der Analyse-Chat) und die Angebotserstellung. Diese Verarbeitung erfolgt über die KI-Inferenz-Dienste (AI Endpoints) von OVHcloud (OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich) auf Infrastruktur ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. OVHcloud ist als Auftragsverarbeiter tätig; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Ein Drittlandtransfer findet nicht statt; eine Übermittlung an Anbieter außerhalb der EU erfolgt nicht. Die Inhalte werden ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Funktion verarbeitet, nicht über die Verarbeitung hinaus gespeichert und nicht zu Trainingszwecken verwendet. Datenschutzhinweise OVHcloud: ovhcloud.com/de/personal-data-protection/

Hinweis zur KI-Verarbeitung: Sämtliche KI-gestützten Funktionen von Vergabescanner – die Analyse hochgeladener Dokumente, die Zusammenfassung und Anreicherung öffentlicher Ausschreibungen, die semantische Suche (Vektor-Embeddings), die KI-Eignungsprüfung (Abgleich Ihres Bieter-Profils mit den Ausschreibungskriterien), die Chat-Funktionen zu Ausschreibungen, die Angebotserstellung sowie der In-App-Hilfe-Assistent (Scannie) – werden über einen auf den Betrieb von KI-Sprachmodellen spezialisierten Dienstleister mit Sitz und Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet: OVHcloud (OVH SAS, Roubaix, Frankreich). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Infrastruktur innerhalb der EU; ein Drittlandtransfer findet nicht statt. Eine Übermittlung an Anbieter außerhalb der EU erfolgt nicht. Mit OVHcloud besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); die übermittelten Inhalte werden ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Funktion verarbeitet und nicht zu Trainingszwecken verwendet.

Schutzmaßnahmen: Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Die KI-Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, gilt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Diese ist als Anlage Bestandteil unserer AGB und wird mit Annahme der AGB bei der Registrierung geschlossen; ein gesonderter Annahmeschritt ist nicht erforderlich. Die jeweils aktuelle AVV einschließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und der Liste der Unterauftragsverarbeiter kann im Kundenkonto eingesehen und als Dokument heruntergeladen werden.

In-App-Hilfe-Assistent (Scannie): Es handelt sich um ein KI-System (Transparenzhinweis nach Art. 50 EU-KI-Verordnung: Sie interagieren mit einer KI, nicht mit einem Menschen), das ein KI-Sprachmodell mit einer kuratierten Wissensbasis (Retrieval-Augmented Generation) nutzt. Die KI-Verarbeitung erfolgt über die KI-Inferenz-Dienste (AI Endpoints) unseres EU-Auftragsverarbeiters OVHcloud (OVH SAS, Frankreich) auf Infrastruktur ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Ihre Eingaben werden nicht an Anbieter außerhalb der EU übermittelt und verlassen den Geltungsbereich der EU nicht; ein Drittlandtransfer findet nicht statt. Die Chat-Verläufe werden gespeichert und nach 90 Tagen Inaktivität automatisch gelöscht.

Virenprüfung hochgeladener Dateien: Hochgeladene Dateien werden vor der weiteren Verarbeitung mit dem Open-Source-Virenscanner ClamAV auf Schadsoftware geprüft. Der Scanner läuft als Container-Komponente in unserer Hosting-Infrastruktur in Deutschland; es werden lediglich Signatur-Definitionen heruntergeladen, Ihre Dateiinhalte verlassen die Infrastruktur dabei nicht.

6a. Produkt- und Nutzungsdaten (Suche, Merkliste, Notizen, Kalender, Pipeline, Bieter-Profil, KI-Guthaben)

Zur Bereitstellung der von Ihnen gebuchten Funktionen verarbeiten wir folgende Produkt- und Nutzungsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung):

• Such-Abos und Benachrichtigungen: Sie können Suchprofile (Suchkriterien, Region/Umkreis, Filter) speichern und sich bei neuen passenden Ausschreibungen per E-Mail benachrichtigen lassen (sofort, täglich oder wöchentlich). Hierfür verarbeiten wir die Suchkriterien, das gewählte Benachrichtigungsintervall und Ihre E-Mail-Adresse. Sie können Such-Abos jederzeit löschen oder die Benachrichtigung deaktivieren.
• Merkliste und Notizen: Von Ihnen markierte Ausschreibungen und freie Notizen werden Ihrem Konto zugeordnet gespeichert.
• Pipeline/Kanban: Der von Ihnen gepflegte Verfahrensstatus (Phase, Zuordnung) wird gespeichert.
• Kalender und Fristen-Erinnerungen: Manuell angelegte Kalendereinträge (Titel, Datum, Notiz) sowie automatische Fristen-Erinnerungen (7/3/1 Tage vor Ablauf) per E-Mail. Der E-Mail-Versand erfolgt über unsere eigene Infrastruktur (IONOS, Deutschland); ein Versand über einen externen E-Mail-Marketing-Dienst findet nicht statt.
• Kalender-Abonnement (ICS): Auf Wunsch stellen wir Ihre Termine als Kalender-Abo (ICS) bereit, das Sie in Ihren Kalender (z. B. Outlook, Google Kalender, Apple Kalender) einbinden können. Die Abo-Adresse enthält einen persönlichen, nicht erratbaren Zugriffstoken; wer diese Adresse kennt, kann Ihre Terminliste abrufen. Bewahren Sie die Adresse daher vertraulich auf. Sie können den Token jederzeit in Ihrem Profil neu erzeugen (die bisherige Adresse wird damit ungültig). Beim Einbinden in einen externen Kalenderdienst rufen dessen Server die ICS-Adresse ab; die Verantwortung für den von Ihnen gewählten Kalenderdienst liegt bei Ihnen.
• Bieter-Profil und KI-Eignungsprüfung: In Ihrem Bieter-Profil können Sie Angaben zu Ihrem Unternehmen hinterlegen (Gewerke, Qualifikationen, Referenzen, Region, Umkreis, Auftragsvolumen, Mitarbeiterzahl, Zusatzkriterien). Auf dieser Grundlage erstellt die KI auf Ihre Anforderung eine unverbindliche Eignungs- bzw. Go/No-Go-Empfehlung zu einer konkreten Ausschreibung. Diese Empfehlung ist ein Arbeitsvorschlag; die Entscheidung über eine Teilnahme treffen Sie selbst (keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO).
• KI-Guthaben (Credits): Wir führen ein Guthaben-Konto über erworbene und verbrauchte KI-Credits (z. B. für Freischaltungen und KI-Funktionen), um Buchung, Abrechnung und Kontingente abzubilden.

Diese Daten werden bis zur Löschung des jeweiligen Eintrags oder bis zur Löschung Ihres Kontos gespeichert; Abrechnungs- und Nachweisdaten zu Credits unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

7. Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies (Login, Sitzung, CSRF-Schutz). Diese sind ohne Einwilligung zulässig. Optionale Cookies (z.B. zur Reichweitenmessung) werden nur nach ausdrücklicher Einwilligung gesetzt (siehe Ziffer 7a).

7a. Webanalyse und Conversion-Tracking (Google Analytics 4, Google Ads)

Auf unserer öffentlichen Website setzen wir — ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Cookie-Banner — Google Analytics 4 (Webanalyse) und Google Ads Conversion-Tracking ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Google-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übermittelt; es findet kein Tracking statt.

Wir verwenden den Google Consent Mode v2: Ohne Einwilligung werden die Signale ad_storage, ad_user_data, ad_personalization und analytics_storage auf „denied" gesetzt. Google Analytics 4 anonymisiert IP-Adressen standardmäßig. Bei erteilter Einwilligung können Daten an Google in die USA übermittelt werden; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023). Für die GA4- und Google-Ads-Messung ist Google Ireland Limited gemeinsam mit uns Verantwortlicher (Joint Controller) nach Art. 26 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Schriftarten und Bilder

Sämtliche Schriftarten („Instrument Serif", „Inter", „JetBrains Mono", jeweils SIL Open Font License 1.1) und Bilder werden ausschließlich von unseren Servern in Deutschland ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com oder images.unsplash.com statt. Für Schriftarten und Bilder wird Ihre IP-Adresse daher nicht an Drittanbieter übertragen. Eine Übermittlung an Google (Google Analytics 4 / Google Ads) erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner (siehe Ziffer 7a).

Die verwendeten Stock-Fotos stammen ursprünglich von Unsplash und stehen unter der Unsplash-Lizenz (kostenfreie kommerzielle Nutzung). Eine vollständige Liste der Photo-IDs finden Sie im Impressum unter „Bildnachweis".

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@vergabescanner.de.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- und steuerrechtliche, regelmäßig 6–10 Jahre) entgegenstehen.

Für die Produkt- und Nutzungsdaten gilt im Einzelnen: Suchprofile/Such-Abos, Merklisten, Notizen, manuelle Kalendereinträge, Pipeline-Status und das Bieter-Profil werden bis zur Löschung des jeweiligen Eintrags bzw. bis zur Kontolöschung gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). KI-Guthaben (Credits) und die Verbrauchshistorie führen wir für die Vertragsdauer; Abrechnungsnachweise unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Der Kalender-Abo-Zugriffstoken (ICS) bleibt bis zu seiner Erneuerung bzw. bis zur Kontolöschung gültig (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).