Eignungsnachweise & EEE: Was Bieter belegen müssen

Bevor ein öffentlicher Auftraggeber überhaupt prüft, ob Ihr Preis konkurrenzfähig ist, prüft er etwas anderes: Sind Sie als Unternehmen geeignet, den Auftrag auszuführen? Diese Eignungsprüfung läuft jedem Preisvergleich voraus — und wer hier patzt, fliegt aus dem Verfahren, egal wie günstig das Angebot ist. Dieser Artikel erklärt, was Eignung im Vergaberecht bedeutet, welche Nachweise typischerweise verlangt werden, wie die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) den Aufwand reduziert und wie Sie mit Präqualifizierung und Eignungsleihe Lücken schließen.

Worum es bei der Eignung geht

Der öffentliche Auftraggeber darf nur an Unternehmen vergeben, die fachlich, wirtschaftlich und rechtlich in der Lage sind, den Auftrag ordnungsgemäß zu erfüllen. Die Eignungsprüfung ist also eine Risikoprüfung des Auftraggebers: Er will ausschließen, dass ein Bieter den Zuschlag erhält, dann aber nicht liefern kann oder mitten in der Ausführung insolvent wird.

Das Vergaberecht (§ 122 GWB für den Oberschwellenbereich) gliedert die Eignung in drei Säulen:

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung — Ist Ihr Unternehmen überhaupt berechtigt, diese Leistung zu erbringen? Dazu zählen die Eintragung in die Handwerksrolle, ins Handelsregister oder berufsrechtliche Zulassungen.
• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit — Verfügt Ihr Unternehmen über die finanzielle Stabilität, den Auftrag zu stemmen? Belegt wird das etwa über Umsatzzahlen und eine Berufshaftpflichtversicherung.
• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Fachkunde) — Haben Sie das fachliche Können, die Erfahrung und die personellen wie technischen Mittel? Klassischer Beleg sind Referenzen vergleichbarer Aufträge.

Hinzu kommt eine vierte, negative Voraussetzung: Es dürfen keine Ausschlussgründe vorliegen. Das Gesetz unterscheidet zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB — z.B. Verurteilungen wegen bestimmter Straftaten, nicht gezahlte Steuern oder Sozialabgaben) und fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB — z.B. schwere berufliche Verfehlungen, Schlechtleistung in früheren Aufträgen).

Typische Eignungsnachweise

Welche konkreten Nachweise verlangt werden, legt der Auftraggeber fest — er muss sie aber in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen benennen und sie müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und verhältnismäßig sein. Häufig gefordert sind:

• Referenzen über in den letzten Jahren ausgeführte, vergleichbare Leistungen — meist mit Angabe von Auftragswert, Ausführungszeitraum und Ansprechpartner beim damaligen Auftraggeber.
• Umsatzangaben, oft als Gesamtumsatz und als Umsatz im konkreten Tätigkeitsbereich der letzten drei Geschäftsjahre.
• Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme, die zum Auftragsrisiko passt.
• Eintragung in Handwerksrolle, Handels- oder Berufsregister als Beleg der Berufsausübungsberechtigung.
• Zahl der Beschäftigten und gegebenenfalls Angaben zu Führungskräften oder qualifiziertem Fachpersonal.
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Berufsgenossenschaft und Krankenkassen sowie ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister.
• Gegebenenfalls Zertifikate zu Qualitäts- oder Umweltmanagement, soweit auftragsbezogen.

Wichtig für Sie als Bieter: Diese Nachweise dürfen nur in dem Umfang verlangt werden, der für den konkreten Auftrag erforderlich ist. Überzogene Mindestanforderungen — etwa eine Referenz über das Zehnfache des Auftragswerts — können Sie rügen.

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Müsste jeder Bieter zu jedem Verfahren sämtliche Bescheinigungen im Original beibringen, wäre der Aufwand enorm — gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die sich parallel an mehreren Ausschreibungen beteiligen. Genau hier setzt die EEE an.

Die EEE ist im Oberschwellenbereich eine standardisierte Eigenerklärung, mit der Sie zunächst nur versichern, dass Sie die Eignungskriterien erfüllen und keine Ausschlussgründe vorliegen. Sie reichen also vorläufig keine Originalbelege ein, sondern erklären deren Vorliegen. Rechtlich gilt die EEE damit als vorläufiger Nachweis (§ 50 VgV).

Praktisch funktioniert das so:

• Es gibt ein EU-weit standardisiertes Formular, das elektronische Pendant heißt ESPD (European Single Procurement Document). Der Auftraggeber gibt häufig eine vorausgefüllte Vorlage in den Vergabeunterlagen vor, in der bereits markiert ist, welche Kriterien abgefragt werden.
• Sie füllen die Erklärung aus, beziehen sie auf das konkrete Verfahren und reichen sie mit dem Angebot ein.
• Die echten Belege muss am Ende nur derjenige Bieter vorlegen, der für den Zuschlag vorgesehen ist — der Zuschlagskandidat. Der Auftraggeber kann die Nachweise im Lauf des Verfahrens aber jederzeit anfordern, wenn das für die ordnungsgemäße Durchführung nötig ist.

Der Vorteil liegt auf der Hand: weniger Papier pro Angebot, schnellere Angebotserstellung und das Beibringen der Originalnachweise nur dort, wo es wirklich auf den Zuschlag hinausläuft.

Unterhalb der EU-Schwelle gibt es die EEE in dieser Form nicht. Hier verlangen Auftraggeber meist eine formlose Eigenerklärung zur Eignung, oft auf einem mitgelieferten Vordruck — das Prinzip „Erklärung statt sofortiger Belege” ist also auch national verbreitet.

Präqualifizierung: Nachweise einmal hinterlegen

Eine weitere Möglichkeit, den wiederkehrenden Nachweisaufwand zu senken, ist die Präqualifizierung (PQ). Dabei lassen Sie Ihre Eignung vorab in einem amtlichen Verzeichnis prüfen und hinterlegen die Nachweise dort zentral — statt sie in jedem einzelnen Verfahren erneut zusammenzustellen.

Für Bauleistungen existiert das PQ-VOB-Verzeichnis (Präqualifizierungsverzeichnis für das Bauwesen, AVPQ), für Liefer- und Dienstleistungen das Amtliche Verzeichnis (AVPQ-L). Sind Sie dort gelistet, genügt im Verfahren in der Regel die Angabe Ihrer PQ-Nummer, und der Auftraggeber kann Ihre Eignungsnachweise online abrufen.

Für Sie als Bieter bedeutet das: einmaliger Prüfaufwand mit regelmäßiger Aktualisierung, dafür schnellere und schlankere Angebote bei häufiger Teilnahme. Die Präqualifizierung ist freiwillig — der Auftraggeber muss aber auch Einzelnachweise akzeptieren, wenn Sie nicht präqualifiziert sind. Eine PQ-Listung darf also keine zwingende Teilnahmevoraussetzung sein.

Eignungsleihe: fremde Kapazitäten nutzen

Was tun, wenn Sie eine geforderte Eignungsanforderung allein nicht erfüllen — etwa weil Ihnen eine bestimmte Referenz oder die nötige finanzielle Größe fehlt? Hier greift die Eignungsleihe (§ 47 VgV, § 6d EU VOB/A).

Bei der Eignungsleihe berufen Sie sich auf die Kapazitäten eines Dritten — typischerweise eines Nachunternehmers oder eines verbundenen Unternehmens —, um eine Eignungsanforderung zu erfüllen. Sie „leihen” sich also fremde Leistungsfähigkeit, um die Mindestanforderungen zu erreichen.

Damit das wirksam ist, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

• Sie müssen mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Dritten vorlegen, in der dieser zusagt, Ihnen die erforderlichen Mittel im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung zu stellen.
• Der Dritte muss seinerseits geeignet sein und darf keine Ausschlussgründe erfüllen — die Eignungsprüfung erstreckt sich also auch auf ihn.

Eine Besonderheit: Bei Anforderungen an Ausbildungsnachweise oder berufliche Erfahrung sowie bei bestimmten kritischen Leistungen kann der Auftraggeber verlangen, dass die betreffenden Arbeiten tatsächlich von dem Dritten ausgeführt werden, dessen Kapazitäten Sie in Anspruch nehmen. Eine reine „Leih-Referenz” ohne echte Beteiligung an der Ausführung reicht dann nicht.

Eignungskriterien in der Praxis finden

Die für ein konkretes Verfahren maßgeblichen Eignungskriterien stehen in der Auftragsbekanntmachung und in den Vergabeunterlagen — meist in den Bewerbungsbedingungen oder einem gesonderten Kriterienkatalog. Der Auftraggeber muss dort transparent angeben, welche Nachweise er verlangt und welche Mindestanforderungen gelten. Was nicht angekündigt ist, darf später nicht nachgeschoben werden.

Für Sie heißt das: Lesen Sie diesen Teil der Unterlagen genauso sorgfältig wie das Leistungsverzeichnis. Wer hier einen geforderten Nachweis übersieht, hat oft keine zweite Chance — die Trennlinie zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien ist klar, und Eignungsmängel lassen sich nicht durch einen guten Preis ausgleichen. Wer überhaupt erst einmal die passenden Ausschreibungen finden will, sollte zudem die Abgrenzung der Vergabeordnungen kennen — dazu mehr in unserem Beitrag VOB/A, VOL/A, UVgO: Welche Vergabeordnung gilt wann?.

Häufige Fehler, die zum Ausschluss führen

Eignungsmängel sind ein klassischer Grund, warum Angebote ausgeschlossen werden — oft vermeidbar:

• Fehlende Erklärungen oder Nachweise: Ein nicht beigefügter Vordruck, eine vergessene Unterschrift oder eine nicht ausgefüllte Eigenerklärung kann zum Ausschluss führen. Der Auftraggeber kann fehlende Unterlagen zwar nachfordern, ist dazu aber nicht in jedem Fall verpflichtet.
• Zu alte oder unpassende Referenzen: Wird eine Referenz „aus den letzten drei Jahren” verlangt, zählt ein älteres Projekt nicht. Auch eine Referenz, die fachlich nicht vergleichbar ist, erfüllt die Anforderung nicht.
• Mindestanforderungen knapp verfehlt: Liegt der geforderte Mindestumsatz oder die Mindestdeckungssumme der Haftpflicht unter dem Verlangten, hilft kein guter Wille.
• Eignungsleihe ohne Verpflichtungserklärung: Wer sich auf einen Nachunternehmer beruft, dessen schriftliche Zusage aber nicht beilegt, kann die geliehene Kapazität nicht geltend machen.
• Veraltete PQ-Daten: Eine abgelaufene Präqualifizierung oder nicht aktualisierte Nachweise im Verzeichnis nützen im Verfahren nichts.

Fazit

Die Eignungsprüfung entscheidet darüber, ob Ihr Angebot überhaupt in die Wertung kommt — sie steht vor jedem Preisvergleich. Wer die drei Säulen Fachkunde, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Berufsausübungsberechtigung sauber belegt und keine Ausschlussgründe erfüllt, hat die erste Hürde genommen. Die EEE reduziert dabei den Aufwand auf eine Eigenerklärung, deren Belege erst der Zuschlagskandidat vorlegt; Präqualifizierung spart wiederkehrende Nachweisarbeit; die Eignungsleihe schließt Lücken über fremde Kapazitäten. Entscheidend bleibt: Lesen Sie die Eignungskriterien in Bekanntmachung und Vergabeunterlagen genau und liefern Sie vollständig — denn Eignungsmängel kosten den Zuschlag, ganz unabhängig vom Preis.