Der Submissionstermin ist im deutschen Bauwesen ein hochritualisierter Moment: An einem festen Tag, zu einer festen Uhrzeit werden bei einer Öffentlichen Ausschreibung nach VOB/A alle eingegangenen Angebote geöffnet und verlesen. Wer das erste Mal als Bieter an einer Submission teilnimmt, erlebt eine bemerkenswert nüchterne Veranstaltung — und nimmt im besten Fall ein Submissionsprotokoll mit, das mehr Wert hat als jedes Marktforschungsergebnis. Dieser Beitrag erklärt Ablauf, Rechtsgrundlagen und vor allem: wie Sie das Submissionsergebnis systematisch auswerten.
Was ist eine Submission?
Submission bezeichnet im Bauvergaberecht die Öffnung der eingegangenen Angebote zu einem öffentlich bekannt gegebenen Zeitpunkt nach Ablauf der Angebotsfrist. Der Begriff stammt vom lateinischen submittere (unterwerfen, einreichen) und meint im Vergabejargon den Moment, in dem die Angebote dem Auftraggeber formal “unterworfen” werden.
Die Submission ist kein Verhandlungstermin, sondern eine reine Verfahrenshandlung: Es wird geöffnet, protokolliert, verlesen, geschlossen. Verhandelt wird in der Öffentlichen Ausschreibung nach VOB/A grundsätzlich nicht.
Rechtsgrundlagen im Überblick
- § 14 VOB/A (für nationale Bauvergaben Abschnitt 1): Öffnung der Angebote, Niederschrift, Anwesenheitsrecht der Bieter
- § 14 EU VOB/A (für EU-weite Bauvergaben Abschnitt 2): elektronische Öffnung, Niederschrift
- § 55 VgV (Liefer- und Dienstleistungen oberhalb EU-Schwelle): elektronische Öffnung
- § 38 UVgO (Liefer- und Dienstleistungen unterhalb EU-Schwelle): Öffnung der Angebote
Achtung: Seit der weitgehenden Pflicht zur elektronischen Angebotsabgabe (e-Vergabe) für EU-Verfahren ab Oktober 2018 läuft die Submission technisch über die Vergabeplattform — die persönliche Anwesenheit ist im Oberschwellenbereich nicht mehr vorgesehen. Im nationalen Bereich nach VOB/A Abschnitt 1 ist die klassische “Papier-Submission” mit Verlesen weiterhin verbreitet, wird aber zunehmend von e-Vergabe-Plattformen abgelöst.
Ablauf des Submissionstermins (klassisch, VOB/A Abschnitt 1)
Der klassische Submissionstermin folgt einem festen Muster:
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Vor dem Termin: Angebote werden in verschlossenen Umschlägen beim Auftraggeber abgegeben. Posteingang wird mit Datum und Uhrzeit gestempelt. Eingang nach Ablauf der Angebotsfrist führt zum zwingenden Ausschluss (§ 16 EU VOB/A bzw. § 16 VOB/A).
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Pünktlich zur Submissionszeit: Der Verhandlungsleiter (i.d.R. Mitarbeiter Vergabestelle) eröffnet den Termin, stellt fest, welche Bieter anwesend sind und nimmt deren Namen ins Protokoll auf.
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Öffnung: Jeder Umschlag wird einzeln vor allen Anwesenden geöffnet. Es wird geprüft, ob das Angebot vollständig und unterzeichnet ist.
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Verlesen: Der Verhandlungsleiter verliest aus jedem Angebot mindestens:
- Name und Anschrift des Bieters
- Angebotssumme (Brutto und/oder Netto, je nach Verfahren)
- Etwaige Nebenangebote (Anzahl, ggf. Inhalt)
- Nachlässe und Skonti
- Bei wertvollen Nebenleistungen ggf. Einzelpositionen
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Protokollierung: Alle verlesenen Angaben werden in eine Niederschrift (Submissionsprotokoll) aufgenommen. Diese ist von Verhandlungsleiter und mindestens einem weiteren Mitarbeiter zu unterzeichnen.
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Schließung: Der Termin wird formal geschlossen. Bieter können i.d.R. eine Abschrift der Niederschrift bzw. das Submissionsergebnis verlangen.
In der e-Vergabe läuft der Prozess elektronisch ab: Die Plattform öffnet die verschlüsselten Angebote nach Ablauf der Frist automatisch, mindestens zwei autorisierte Vergabestellen-Mitarbeiter müssen die Öffnung freigeben (Vier-Augen-Prinzip). Ein Audit-Log dokumentiert jeden Schritt.
Anwesenheitsrecht der Bieter
Nach § 14 Abs. 2 VOB/A haben Bieter und ihre Bevollmächtigten ein Recht auf Anwesenheit beim Submissionstermin. Das ist ein traditionelles Transparenzinstrument und unterscheidet die Bauvergabe historisch von Liefer-/Dienstleistungsaufträgen, wo eine vergleichbare öffentliche Öffnung nicht vorgesehen ist.
In der EU-Vergabe (VOB/A Abschnitt 2) ist das Anwesenheitsrecht in der elektronischen Welt nicht mehr unmittelbar gegeben — die Niederschrift ist aber den Bietern zugänglich zu machen.
Praxistipp: Wenn Sie können, gehen Sie selbst hin. Es ist eine der wenigen Gelegenheiten, vor Ort den unmittelbaren Marktpreis-Vergleich zu erleben und ggf. anwesende Mitbewerber persönlich einzuordnen. Das wirkt altmodisch — ist aber für junge Kalkulatoren oft ein Aha-Moment.
Das Submissionsergebnis lesen
Die Niederschrift (oder der “Submissionsspiegel”) ist das Kerndokument. Typischer Aufbau:
| Lfd. Nr. | Bieter | Angebotssumme (brutto) | Nachlass | bereinigte Summe | Nebenangebote |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bauunternehmung A GmbH, Berlin | 1.245.300,00 EUR | 2 % | 1.220.394,00 EUR | 1 NA |
| 2 | B Hochbau KG, Cottbus | 1.318.700,00 EUR | – | 1.318.700,00 EUR | – |
| 3 | C Bauges. mbH, Potsdam | 1.197.450,00 EUR | 3 % Skonto | 1.197.450,00 EUR | 2 NA |
| 4 | D Generalunternehmer AG | 1.421.880,00 EUR | – | 1.421.880,00 EUR | – |
Die verlesenen Beträge sind vorläufig — die rechnerische, technische und wirtschaftliche Prüfung erfolgt nach dem Submissionstermin. Erfahrungsgemäß ändert sich die Reihenfolge nach Prüfung in 20–30 % der Verfahren, weil
- rechnerische Fehler korrigiert werden müssen,
- Nachlässe nur unter Bedingungen gelten und ggf. nicht anerkannt werden,
- Angebote wegen Unvollständigkeit oder Verstößen gegen Bewerbungsbedingungen ausgeschlossen werden,
- Nebenangebote die Gleichwertigkeit nicht nachweisen können.
Was steht im Submissionsergebnis?
- Bietername und Anschrift — Marktbild: Welche Unternehmen sind regional/überregional aktiv?
- Angebotssumme (Brutto und/oder Netto) — Preisniveau
- Nachlass / Skonto — Verhandlungsspielraum, finanzielle Aggressivität
- Anzahl Nebenangebote — Indiz für Wettbewerbsstrategie und technische Differenzierung
- Bietergemeinschaften — Wer arbeitet mit wem zusammen?
Was steht nicht im Submissionsergebnis?
- Einzelpreise je Position — diese unterliegen dem Geheimwettbewerb und werden nicht verlesen
- Bewertung der Eignung
- Wertung der Nebenangebote
- Endgültige Reihenfolge nach Prüfung
Wer Einblick in Einzelpreise unterlegener Angebote bekommen will, hat erst nach Zuschlag und Erläuterung durch den Auftraggeber (§ 134 GWB im Oberschwellenbereich) ein eingeschränktes Recht — und auch nur auf die wesentlichen Gründe der Nichtberücksichtigung.
Aufklärung vs. Bietergespräch
Nach der Submission beginnt die Angebotsprüfung. Die VOB/A unterscheidet hier streng:
§ 15 VOB/A: Aufklärung des Angebots
Der Auftraggeber darf mit dem Bieter den Inhalt seines Angebots klären — aber nur in engen Grenzen. Zulässig ist:
- Rückfragen zur Kalkulation auffällig niedriger oder hoher Preise
- Klärung unklarer oder widersprüchlicher Angaben
- Nachforderung fehlender, nicht preisrelevanter Erklärungen oder Nachweise (§ 16a VOB/A)
Unzulässig ist die Änderung des Angebotsinhalts — insbesondere Preisanpassungen. Das ist der Kerngrundsatz: “Nachverhandeln verboten” in der Öffentlichen Ausschreibung.
Bietergespräch — nur in bestimmten Verfahrensarten
Ein echtes Bietergespräch, in dem über Inhalt und Preis verhandelt werden darf, ist nur zulässig in:
- Verhandlungsverfahren mit/ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3a Abs. 4 EU VOB/A)
- Wettbewerblichem Dialog
- Innovationspartnerschaft
- in der nationalen Verhandlungsvergabe nach Abschnitt 1
In der Öffentlichen Ausschreibung ist das Bietergespräch nicht vorgesehen — Aufklärung ja, Verhandlung nein.
Praxistipp: Was Sie mit dem Submissionsergebnis machen
Das Submissionsergebnis ist bare Marktinformation — und in vielen Bauunternehmen wird es nicht systematisch genutzt. So holen Sie das Maximum heraus:
1. Eigene Kalkulation gegen die Submission spiegeln
Tragen Sie Ihre eigene Endsumme in den Submissionsspiegel ein und ermitteln:
- Abweichung zum Mindestbieter in Prozent
- Position im Bieterfeld (Quartil)
- Differenz zur durchschnittlichen Angebotssumme
Wenn Sie regelmäßig 15 % über dem Mindestbieter liegen, haben Sie entweder eine systematische Kostenstellen-Überdeckung oder einen Kalkulationsansatz, der nicht zur Marktrealität passt.
2. Konkurrenz-Mapping aufbauen
Über mehrere Submissionen hinweg entsteht ein Bieterprofil je Wettbewerber:
- Welche Auftragsarten verfolgen sie aggressiv?
- Wer ist der “Preisbrecher” bei welcher Gewerkkonstellation?
- Bei welchem Auftraggeber ist welcher Bieter “Stammbieter”?
Diese Daten sind in keiner Marktstudie zu kaufen, müssen aber selbst gepflegt werden.
3. Eigene Mengen- und Stundensätze validieren
Wenn drei seriöse Bieter alle bei 1,2 Mio. Euro für ein Gewerk landen und Sie bei 1,5 Mio. — ist Ihre Aufwandskalkulation wahrscheinlich zu hoch, oder Ihre Materialeinkaufspreise sind nicht wettbewerbsfähig. Submissionsdaten ersetzen kein Benchmarking, geben aber starke Indizien.
4. Achtung Streuung
Eine extrem große Streuung im Bieterfeld (z.B. 800.000 / 1.200.000 / 1.250.000 / 1.300.000 / 2.100.000) deutet oft auf unklare Vergabeunterlagen hin — der Mindestbieter hat sehr wahrscheinlich anders kalkuliert (mit anderem Materialaufbau, anderen Annahmen), nicht “10 % geschickter”.
Spekulationspreise und Mischkalkulation
Bei der Auswertung des Submissionsergebnisses fallen manchmal auffällig niedrige Endsummen ins Auge. Auftraggeber haben dann nach § 16d Abs. 1 VOB/A eine Aufklärungspflicht — sie müssen ungewöhnlich niedrige Preise auf Auskömmlichkeit prüfen, bevor sie den Zuschlag erteilen.
Mischkalkulation
Werden in einzelnen Positionen Preise extrem hoch (z.B. mit Spekulation auf Mengenmehrungen nach § 2 Abs. 3 VOB/B), in anderen extrem niedrig kalkuliert, spricht man von Mischkalkulation. Sie führt nicht automatisch zum Ausschluss — der BGH hat in mehreren Entscheidungen klargestellt, dass die freie Preisbildung des Bieters geschützt ist. Aber: Sind einzelne Positionen null Euro oder offensichtlich unterhalb der Selbstkosten, kann das Angebot nach § 16d Abs. 2 VOB/A ausgeschlossen werden (“nicht auskömmlich”).
Spekulationspreise
Spekulationspreise sind Preise, mit denen der Bieter darauf wettet, dass die ausgeschriebene Menge stark abweicht. Wenn die Massenmehrung dann eintritt, verdient er deutlich mehr als kalkuliert. Auftraggeber begegnen dem über Mengenkontrolle, Eventualpositionen und enge Aufklärung bei auffälligen Einheitspreisen. Tools wie Vergabescanner können Bieter unterstützen, eigene Einheitspreise mit eigener Marktdatenhistorie zu vergleichen — und Spekulationsanfälligkeiten zu identifizieren, bevor das Angebot rausgeht.
Fazit
Die Submission ist mehr als ein formaler Akt — sie ist ein Marktdaten-Ereignis, das systematisch ausgewertet gehört. Wer Submissionsergebnisse über Jahre konsequent dokumentiert und gegen die eigene Kalkulation spiegelt, baut sich eine Datenbasis auf, die zumindest in regional konzentrierten Märkten der wichtigste Hebel für realistische Kalkulationen ist. Gleichzeitig zwingt der Submissionstermin zur kalkulatorischen Disziplin vor der Abgabe — denn Korrekturen sind nach Submission praktisch ausgeschlossen.
FAQ
Darf ich nach der Submission noch Fehler in meinem Angebot korrigieren?
Grundsätzlich nein. Eine inhaltliche Änderung des Angebots — insbesondere Preisänderung — ist unzulässig (§ 15 Abs. 3 VOB/A). Sie können nur unklare Angaben aufklären. Der einzige Sonderfall: § 16a VOB/A erlaubt das Nachfordern fehlender Erklärungen oder Nachweise, die nicht den Angebotspreis betreffen, innerhalb einer vom Auftraggeber gesetzten Frist (i.d.R. 6 Kalendertage).
Wann bekomme ich das Submissionsergebnis?
Bei klassischer Submission können Bieter direkt nach dem Termin eine Abschrift verlangen. In der e-Vergabe stellt die Plattform den Submissionsspiegel meist binnen 1–2 Werktagen nach Öffnung zur Verfügung. Im Oberschwellenbereich ist die Information weniger detailliert — hier erhalten unterlegene Bieter erst mit der Vorabinformation nach § 134 GWB vor Zuschlag konkrete Informationen.
Was tun, wenn ein Mitbewerber unrealistisch niedrig angeboten hat?
Sie können den Auftraggeber schriftlich darauf hinweisen (Rüge nach § 160 GWB im Oberschwellenbereich) und auf die Pflicht zur Aufklärung nach § 16d VOB/A bzw. § 60 VgV verweisen. Der Auftraggeber muss prüfen, ob das Angebot auskömmlich ist. Ohne eigenes Tätigwerden des Auftraggebers passiert allerdings nichts — Bieter müssen den Stein selbst ins Rollen bringen.
Was bedeutet “rechnerische Prüfung” konkret?
Die rechnerische Prüfung umfasst: (1) Multiplikation Menge × Einheitspreis = Gesamtpreis je Position, (2) Summierung aller Positionen je Titel, (3) Bildung der Endsumme. Bei Differenzen zwischen verlesener Endsumme und nachgerechneter Endsumme gilt im Grundsatz das Produkt aus Menge und Einheitspreis als maßgeblich — der Einheitspreis ist die “harte Größe”. Detailregeln finden sich in den Bewerbungsbedingungen der jeweiligen Vergabestelle.