Wer als Bauunternehmer regelmäßig an öffentlichen Vergaben teilnimmt, kennt sie aus den Vergabeunterlagen: die EFB-Formblätter für Preisangaben. Drei davon spielen eine zentrale Rolle — EFB 221 (Preisermittlung bei Vorkalkulation mit vorbestimmten Zuschlägen), EFB 222 (Preisermittlung über die Endsumme) und EFB 223 (Aufgliederung der Einheitspreise). Diese Formblätter sind keine Schikane, sondern Werkzeug des öffentlichen Auftraggebers, um Preise nachvollziehbar zu machen und ungewöhnlich niedrige Angebote prüfen zu können.
Dieser Artikel ordnet die drei Formblätter, zeigt wann welches verlangt wird, was hineingehört — und welche Risiken bei falschem Ausfüllen drohen.
Was sind EFB-Formblätter?
EFB steht für Einheitliche Formblätter. Sie sind Bestandteil des Vergabe- und Vertragshandbuchs des Bundes für die Baumaßnahmen des Bundes (VHB). Das VHB ist die zentrale Anwendungssammlung der VOB/A für Vergaben des Bundes, wird aber in vielen Ländern und Kommunen ebenfalls eingesetzt — entweder direkt oder mit landesspezifischen Ergänzungen (etwa das VHB Bayern oder das VHB NRW).
Die EFB-Formblätter dienen mehreren Zwecken:
- Preisaufgliederung — der Auftraggeber soll die Preisbildung nachvollziehen können.
- Prüfung auf auskömmliche Preise — § 16d EU VOB/A bzw. § 16 VOB/A verpflichtet den Auftraggeber, ungewöhnlich niedrige Angebote zu prüfen.
- Grundlage für Nachträge — die einmal offengelegte Preiskalkulation ist Basis für die Bewertung späterer Nachträge nach VOB/B § 2.
Die Formblätter sind nicht für jedes Angebot verpflichtend einzureichen. Üblich ist eine Verpflichtung ab einer bestimmten Auftragswertschwelle oder bei Auffälligkeiten. In der Praxis wird häufig festgelegt, dass die EFB-Formblätter „auf Anforderung vorzulegen” sind — heißt: Sie müssen mit dem Angebot ausgefüllt mitgeschickt oder mindestens nachreichbar sein.
EFB 221: Preisermittlung bei Vorkalkulation mit vorbestimmten Zuschlägen
Das Formblatt 221 ist das klassische Kalkulationsblatt für die Vorkalkulation mit Zuschlagsfaktoren. Es spiegelt die übliche Aufbaulogik der Baukalkulation:
Einzelkosten der Teilleistungen (EKT) gesamt
+ Baustellengemeinkosten (BGK)
+ Allgemeine Geschäftskosten (AGK)
+ Wagnis und Gewinn (WuG)
= Angebotssumme (netto)Was wird im EFB 221 angegeben?
- Lohnkosten: Mittellohn, produktive Stunden, Lohnzusatzkosten
- Stoffkosten: Materialeinkauf, Liefer-/Frachtkosten
- Gerätekosten: Bagger, Kran, sonstige Geräte (Vorhaltung + Betrieb)
- Sonstige Kosten: Nachunternehmerleistungen, Sonderkosten
- Baustellengemeinkosten (BGK) — als Summe und prozentual auf EKT
- Allgemeine Geschäftskosten (AGK) — Prozentsatz und Bezugsgröße
- Wagnis und Gewinn (WuG) — Prozentsatz und Bezugsgröße
Wann verwenden?
EFB 221 wird verwendet, wenn der Bieter mit prozentualen Zuschlagsfaktoren auf seine Einzelkosten kalkuliert — der Standardfall im Bauhauptgewerbe und in vielen Ausbau-Gewerken. Der Bieter trägt seine Faktoren ein, der Auftraggeber kann prüfen, ob:
- die EKT-Anteile zur Leistung passen,
- die BGK-Höhe plausibel ist,
- die AGK in einer marktüblichen Bandbreite liegen,
- WuG nicht negativ kalkuliert wurde (Verdrängungspreise).
Praxis-Tipp
Die Zuschlagssätze, die Sie im EFB 221 angeben, müssen mit denen übereinstimmen, die Sie in den Einheitspreisen verarbeitet haben. Wenn Sie im Hauptangebot intern mit 8 % BGK gerechnet haben, dürfen Sie im EFB 221 nicht 5 % eintragen — sonst stimmt die Endsumme nicht.
EFB 222: Preisermittlung über die Endsumme
Das Formblatt 222 ist das Gegenstück zum 221 für Bieter, die nicht über Zuschlagsfaktoren, sondern direkt über die Endsumme kalkulieren — also vom Zielpreis rückwärts. Solche Methoden sind im Bauhauptgewerbe seltener, kommen aber in einigen Gewerken vor (z.B. Spezialtiefbau, Gerüstbau, Industrieleistungen).
Was wird im EFB 222 angegeben?
- Endsumme des Angebots
- Zerlegung in Lohn-, Material-, Geräte-, Sonstigeskostenanteile
- Über-/Unterdeckung zu den errechneten EKT
- Begründung der Über-/Unterdeckung
Faktisch zeigt das EFB 222, wie der Bieter den Marktpreis intern mit seinen Selbstkosten verprobt — und wie groß die Differenz ist.
Wann verwenden?
EFB 222 wird statt 221 dann verlangt, wenn der Bieter keine Zuschlagskalkulation, sondern eine Marktpreis-Kalkulation hinterlegt hat. In der Praxis fragen Auftraggeber häufig beide Varianten an und überlassen dem Bieter die Wahl — gewählt wird, was der eigenen Kalkulationspraxis entspricht.
EFB 223: Aufgliederung der Einheitspreise
Während 221 und 222 die Gesamtkalkulation des Angebots beleuchten, betrifft das Formblatt 223 einzelne Positionen. Der Auftraggeber fragt für konkrete Positionen des Leistungsverzeichnisses die Aufgliederung des Einheitspreises ab.
Was wird im EFB 223 angegeben?
Für jede angefragte LV-Position:
- Lohnstunden pro Mengeneinheit
- Lohnkosten = Stunden × Kalkulationslohn
- Materialkosten = Materialmenge × Einkaufspreis (oft mit Lieferzuschlag)
- Gerätekosten (anteilig)
- Sonstige Kosten
- Summe Einzelkosten je Mengeneinheit (EKT)
- Zuschläge (BGK + AGK + WuG, ggf. summiert)
- Einheitspreis je Mengeneinheit (muss mit dem Angebots-EP übereinstimmen)
Wann verwenden?
Das EFB 223 wird typisch bei:
- Schlüsselpositionen des Leistungsverzeichnisses (hohe Mengenanteile)
- Auffälligen Positionen (deutlich vom Wettbewerb abweichend)
- Schwerpunktpositionen für mögliche Nachträge (z.B. zu erwartende Mengenerweiterungen)
Wenn der Auftraggeber „Aufklärung des Preises” nach § 16d EU VOB/A bzw. § 16 VOB/A betreibt, ist das EFB 223 das häufigste Werkzeug.
Wann darf der Bieter Angaben verweigern?
Die Frage taucht regelmäßig auf: Muss ich meine Kalkulation wirklich offenlegen — auch gegenüber einem Auftraggeber, mit dem ich morgen vielleicht wieder verhandle?
Grundsatz: Mitwirkungspflicht
Wenn die Vergabeunterlagen die Vorlage der EFB-Formblätter verlangen und der Bieter sie nicht oder unvollständig einreicht, ist sein Angebot in der Regel auszuschließen (formaler Mangel). Wer im Bieterverfahren mitspielt, akzeptiert die Mitwirkungspflicht.
Schutz von Geschäftsgeheimnissen
Trotzdem gilt der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen — Kalkulationsdaten sind hochsensibel. Der Auftraggeber darf sie:
- nur für die Prüfung des konkreten Angebots verwenden,
- nicht an Dritte weitergeben (auch nicht an unterlegene Bieter im Vergabe-Nachprüfungsverfahren — dort gilt § 165 GWB),
- nur intern in vergaberechtskonformer Weise speichern.
In der Praxis empfiehlt es sich, sensible Kalkulationsdaten als „Geschäftsgeheimnis” zu kennzeichnen — das verändert den Inhalt nicht, dokumentiert aber den Schutzanspruch.
Aufklärung nach § 16d EU VOB/A bzw. § 16 VOB/A
Wenn der Auftraggeber ein Angebot wegen Auffälligkeiten aufklärt, hat der Bieter Pflicht zur Mitwirkung. Verweigert der Bieter die Aufklärung, muss der Auftraggeber das Angebot ausschließen — Vergaberecht lässt hier wenig Spielraum.
Beispiel: Aufklärung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots
Stellen wir uns vor, ein Bieter gibt für eine Mauerwerks-Position 65 EUR/m² ab — der Durchschnitt der übrigen Bieter liegt bei 95 EUR/m². Differenz: 32 %.
Schritt 1: Schwellenwert für „ungewöhnlich niedrig”
Es gibt keine starre Grenze. In der Rechtsprechung wird häufig eine Spanne von 10 % oder 20 % zum Mittelwert oder zum nächsthöheren Angebot als auffällig betrachtet. 32 % sind eindeutig prüfungspflichtig.
Schritt 2: Aufklärungsersuchen
Der Auftraggeber fordert vom Bieter:
- EFB 223 für die auffällige Position
- Erläuterung, wie der Preis zustande kommt
Schritt 3: Antwort des Bieters
Mögliche Begründungen:
- Plausibel: Bieter hat eigene Stahlträger im Lager, deshalb keine Bewehrung-Beschaffung; rechnet mit geringeren Mengen auf Lohnstunden; arbeitet im näheren Umfeld.
- Nicht plausibel: Bieter erklärt nichts oder gibt nur eine pauschale Aussage „so haben wir das immer gemacht”.
Schritt 4: Entscheidung
- Bei plausibler Erklärung: Angebot bleibt im Verfahren.
- Bei nicht plausibler Erklärung: Angebot wird ausgeschlossen (§ 16d EU VOB/A).
Für den Bieter bedeutet das: Ein zu niedriges Angebot wird ihm nicht „verziehen”, weil er Glück hat — er muss es belegen können. Wer seine Kalkulation nicht erklären kann, riskiert den Auftrag zu verlieren, ohne den nächsten gewinnen zu können.
Tipps: Konsistenz zwischen Hauptangebot und EFB
Die häufigste Quelle für vermeidbare Probleme im Aufklärungsverfahren ist mangelnde Konsistenz zwischen Hauptangebot und EFB-Detail. Praktische Hinweise:
-
Mittellohn = Mittellohn. Wenn Sie im EFB 223 mit 24 EUR/h Mittellohn rechnen, muss diese Zahl auch im EFB 221 und in Ihrer internen Kalkulation auftauchen.
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Zuschlagsfaktoren = Zuschlagsfaktoren. Wenn das EFB 221 AGK = 9 % ausweist, müssen die Einheitspreise mit 9 % AGK gerechnet sein, nicht mit 11 %.
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EKT pro Position nachvollziehbar. Wenn das EFB 223 für eine Position 0,8 Lohnstunden/m² ausweist, sollten die Gesamtlohnstunden des Angebots mit der LV-Menge multipliziert plausibel sein.
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Materialpreise dokumentieren. Lieferantenangebote im eigenen Ordner aufbewahren — bei Aufklärung sind sie der schnellste Plausibilitätsnachweis.
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Zwischenbelege archivieren. Wer im EFB 223 sagt „wir setzen 70 % Beton der Klasse C25/30 ein”, sollte das aus einer eigenen Mengenermittlung belegen können.
Kalkulationswerkzeuge wie Vergabescanner unterstützen die Konsistenz, indem sie die Position-für-Position-Kalkulation mit der Gesamtaufschlagslogik verknüpfen — Änderungen an Faktoren wirken sich automatisch auf alle Positionen aus, sodass kein Auseinanderlaufen zwischen Detail- und Hauptkalkulation entsteht.
EFB-Fristen und Form
Die genauen Anforderungen variieren mit dem konkreten VHB des Auftraggebers. Üblich sind:
- Mit dem Angebot einzureichen: EFB 221 oder 222 als Übersicht.
- Auf Anforderung: EFB 223 für konkret bezeichnete Positionen, Frist meist 5–10 Tage.
- Bei Aufklärung: zusätzliche Belege (Lieferantenangebote, interne Kalkulationsausdrucke), Frist meist 7–14 Tage.
Wird eine Frist versäumt, kann das Angebot wegen unzureichender Mitwirkung ausgeschlossen werden — auch wenn der Inhalt eigentlich auskömmlich kalkuliert ist.
FAQ
Muss ich die EFB-Formblätter immer mitschicken? Nicht zwingend. Die Vergabeunterlagen legen fest, ob die Formblätter mit dem Angebot, später auf Anforderung oder gar nicht einzureichen sind. Lesen Sie die „Aufforderung zur Angebotsabgabe” und das Anschreiben sorgfältig — dort steht meist explizit, welche Formblätter Pflicht sind.
Was ist der Unterschied zwischen EFB 221 und EFB 222? EFB 221 dokumentiert eine Vorkalkulation mit prozentualen Zuschlagsfaktoren (klassischer Bauhauptgewerbe-Aufbau). EFB 222 dokumentiert eine Kalkulation über die Endsumme — also rückwärts vom Marktpreis. Bieter wählen je nach interner Kalkulationsmethode. Verlangt werden in der Regel beide Varianten als Option.
Darf der Auftraggeber meine Kalkulation an unterlegene Bieter weitergeben? Nein. § 165 GWB schützt Geschäftsgeheimnisse auch im Nachprüfungsverfahren. Konkrete Preiszusammensetzungen, Lohnstunden pro Position und Materialeinkaufspreise sind als Geschäftsgeheimnisse zu behandeln. In der Akteneinsicht werden sie geschwärzt.
Was passiert, wenn meine Kalkulation Fehler enthält? Ein Kalkulationsirrtum führt grundsätzlich nicht zum Anspruch auf Anpassung — der Bieter trägt das Kalkulationsrisiko. In Ausnahmefällen (offensichtlicher Schreibfehler, eindeutig erkennbarer Berechnungsfehler) kann ein Angebot zurückgezogen werden, bevor der Zuschlag erteilt wird. Nach Zuschlagserteilung gilt der vereinbarte Preis. Sauberes Vorab-Prüfen der EFB-Daten vor Abgabe ist deshalb keine Formsache, sondern wirtschaftlich entscheidend.