Wer mit Ausschreibungen im deutschen Bauwesen arbeitet, kommt an GAEB nicht vorbei. Doch sobald die ersten Dateien mit kryptischen Endungen wie .d81, .x83 oder .p84 auf dem Schreibtisch landen, ist die Verwirrung gross. Dieser Artikel sortiert die Phasen, erklärt die Richtung des Datenflusses und zeigt, welches Format in welcher Projektphase tatsächlich gehört.
Was ist GAEB überhaupt?
GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Der Ausschuss arbeitet unter dem Dach des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen und veröffentlicht die GAEB-DA — die Datenaustausch-Standards für Leistungsverzeichnisse und Bauabrechnungen. Beteiligt sind Bauverbände (HDB, ZDB), die Bundesverwaltung sowie die AVA-Hersteller. Die heute relevanten Versionen sind:
- GAEB DA 2000 (auch DA 90 in älteren Tools) — das klassische ASCII-Format mit fester Satzlänge
- GAEB DA XML 3.1 — erste XML-Generation, immer noch im Bestand vieler Tools
- GAEB DA XML 3.2 — Standard für die meisten heute aktiven AVA-Systeme
- GAEB DA XML 3.3 — die aktuelle Version mit erweiterten Möglichkeiten für STLB-Bau-DynBauteile, BIM-Verweise und Mengenermittlung nach REB 23.003
Das Präfix der Datei verrät die Generation:
D81/D83/D84/...— DA 2000 (ASCII)X81/X83/X84/...— DA XML 3.xP81/P83/...— Phasenkennung in einigen Tools für proprietäre Container, sollte vermieden werden
Das Phasen-Modell: 1, 2, 3 und folgende
GAEB beschreibt den Datenaustausch in nummerierten Phasen. Die erste Ziffer der Phase entspricht der Bauphase, die zweite Ziffer einer Tätigkeit innerhalb der Phase:
- Phase 1 — Leistungsbeschreibung
- Phase 2 — Kostenanschlag
- Phase 3 — Angebotsaufforderung und Angebot
- Phasen 8/9 (D11 bis D14) — Bauabrechnung
Im Alltag der AVA-Sachbearbeitung sind die Formate der Phase 8 (Angebot) und der Bauabrechnung am häufigsten.
D81 — die Leistungsbeschreibung vom Auftraggeber
Eine D81-Datei (oder X81 in XML) ist das Leistungsverzeichnis ohne Preise. Der Auftraggeber oder das ausschreibende Büro erstellt sie und übergibt sie an die Bieter. Sie enthält:
- die LV-Struktur (Titel, Lose, Ordnungszahlen)
- Kurz- und Langtexte der Positionen
- Mengen und Einheiten
- optional STLB-Bauteilkennungen
- Kennzeichnung Wahlpositionen, Bedarfspositionen, Eventualpositionen
Wichtig: Eine D81 darf keine Einheitspreise enthalten. Wer doch Preise liefert, hat entweder das falsche Format gewählt oder die Datei aus Versehen aus der Kalkulation exportiert. Der Bieter befüllt diese Datei mit Preisen und sendet sie als D83 zurück.
D82 — der Kostenanschlag
Die D82 (bzw. X82) ist ein Kostenanschlag, häufig im Verhältnis Bauherr zu Planungsbüro. Sie enthält Preise — typischerweise Kostenschätzungen nach DIN 276 oder Erfahrungswerte aus früheren Projekten. Im klassischen Vergabeprozess zwischen Auftraggeber und Bieter spielt das Format keine grosse Rolle; es ist ein internes Planungs-Werkzeug.
In der Praxis nutzen es viele Architekturbüros, um eine grobe Kostenrahmen-Datei aus dem LV zu generieren, bevor die formale Ausschreibung herausgeht.
D83 — die Angebotsabgabe
Die D83 (bzw. X83) ist die Antwort des Bieters auf die D81. Sie hat exakt dieselbe LV-Struktur wie die zugrundeliegende D81 — Ordnungszahlen, Mengen und Texte werden eins zu eins übernommen. Hinzu kommen:
- Einheitspreise pro Position
- Gesamtbeträge
- optional eine EFB-Preis-Aufgliederung (Lohn, Stoff, Geräte, Sonst., Gemeinkosten)
- Nachlässe und Zuschläge auf LV-, Los- oder Titel-Ebene
- Bieterangaben zum Unternehmen
Die D83 ist das wichtigste Format im Bieteralltag. Sie wandert direkt in die Submission und in die rechnerische Wertung.
D84 — das Nebenangebot
Eine D84 (bzw. X84) ist ein Nebenangebot. Der Bieter schlägt darin eine technische oder wirtschaftliche Alternative vor. Beispiele:
- Statt einer Stahl-Fassade aus dem LV ein gleichwertiges Aluminium-System
- Statt Einzelpositionen für Erdarbeiten eine Pauschalposition mit eigenem Leistungsumfang
- Alternative Bauverfahren mit kürzerer Bauzeit
Eine D84 ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber Nebenangebote in der Bekanntmachung ausdrücklich zulässt (§ 8 EU VgV bei EU-weiten Verfahren, § 8 VOB/A bei nationalen Vergaben). Die D84 muss die Mindestanforderungen aus den Vergabeunterlagen erfüllen.
D86 — die Auftragserteilung
Die D86 (bzw. X86) ist die Auftragsbestätigung des Auftraggebers an den Bieter. Sie spiegelt die D83 — inklusive eventueller Nachverhandlungs-Ergebnisse — und macht das LV zum verbindlichen Vertrags-LV. Inhalte:
- alle Positionen aus dem Angebot
- finale Einheitspreise nach Verhandlung
- übernommene Nebenangebote (falls D84 bezuschlagt wurde)
- Auftragssumme
Spätestens ab der D86 läuft die Abrechnung gegen genau dieses LV.
Bauabrechnung: D11, D12, D13, D14
Sobald gebaut wird, kommen die Abrechnungs-Phasen ins Spiel:
- D11/X11 — Mengenberechnung nach REB 23.003 (Aufmaß)
- D12/X12 — Stundenlohnrechnung
- D13/X13 — Bauabrechnung mit aufgemessenen Mengen und Positionsbeträgen
- D14/X14 — Schlussrechnung
In der Praxis arbeiten viele Bauhandwerksbetriebe mit ihren eigenen Aufmaß-Tools (z.B. Aubigo, BECHMANN Aufmaß) und exportieren am Schluss eine X13 oder X14 zum AVA-System des Auftraggebers.
Übersichtstabelle aller Phasen
| Phase | DA 2000 | DA XML | Richtung | Zweck |
|---|---|---|---|---|
| 1 | D81 | X81 | Auftraggeber → Bieter | Leistungsverzeichnis ohne Preise |
| 1 | D82 | X82 | intern Planungsbüro | Kostenanschlag mit Preisen |
| 1 | D83 | X83 | Bieter → Auftraggeber | Angebot mit Einheitspreisen |
| 1 | D84 | X84 | Bieter → Auftraggeber | Nebenangebot |
| 1 | D85 | X85 | Auftraggeber → Bieter | Preisspiegel (Vergleichsanalyse) |
| 1 | D86 | X86 | Auftraggeber → Bieter | Auftragserteilung |
| 2 | D11 | X11 | Bieter → Auftraggeber | Mengenberechnung REB 23.003 |
| 2 | D12 | X12 | Bieter → Auftraggeber | Stundenlohnrechnung |
| 2 | D13 | X13 | Bieter → Auftraggeber | Aufgemessene Bauabrechnung |
| 2 | D14 | X14 | Bieter → Auftraggeber | Schlussrechnung |
Praxis-Pitfalls bei der Konvertierung D → X
In der Realität kommen weiterhin D-Format-Dateien auf den Tisch — vor allem von älteren öffentlichen Auftraggebern oder aus Bestands-AVA-Systemen, die noch auf DA 2000 stehen. Wer eine D83 in ein XML-fähiges Tool importiert, sollte folgende Stolperfallen kennen:
Encoding-Falle
DA 2000 verwendet CP1252 (Windows-1252) oder in älteren Beständen sogar IBM-850. Wer die Datei naiv als UTF-8 öffnet, sieht statt “ÄÖÜß” Fragezeichen oder kaputte Mehrbyte-Sequenzen. Saubere Importer erkennen das Encoding aus dem GAEB-Header (+SATZART:Z18 und der BAS-Datenfeld-Kennung).
Feste Satzlängen vs. variable Längen
DA 2000 hat 80-Zeichen-Sätze mit festen Positionen. Wer per Excel oder mit einem CSV-Tool eine D-Datei “korrigieren” will, zerschiesst dabei häufig die Spalten. Editoren wie Notepad++ mit Spaltenmodus oder spezialisierte Tools wie der GAEB-Konverter der Firma Sidoun behandeln das sauber.
Versions-Mismatch beim XML
Ein Tool, das nur GAEB DA XML 3.1 spricht, kann eine 3.3-Datei in Teilen lesen, verliert aber alle erweiterten Felder wie BIM-Verweise oder STLB-Bau-DynBauteile. Vor dem Import: Im XML-Header das Attribut version prüfen (steht unter <GAEB>).
Mehrere LVs in einer Datei
GAEB DA XML 3.2 erlaubt mehrere <Award> und <BoQ>-Elemente in einer Datei. Manche Importer lesen nur das erste — der Rest verschwindet still. Vor dem Importieren XML mit einem Viewer (z.B. XML Notepad oder Notepad++ XML Tools) prüfen, wie viele LVs enthalten sind.
Pauschalpositionen ohne Mengen
In der D81 fehlen bei Pauschalpositionen oft die Mengen (Menge = 0 oder leer). Das ist korrekt — bei Pauschalen wird kein Einheitspreis multipliziert. Wer in der D83 trotzdem eine Menge einsetzt und damit kalkuliert, manipuliert unbewusst den Angebotsbetrag.
Tools wie Vergabescanner können beim Import einer D81 oder X81 das Format auto-erkennen, Encoding-Probleme transparent korrigieren und die Mengen-/Pauschal-Klassifikation aus den GAEB-Markierungen direkt übernehmen. Das reduziert die Zahl der Rückläufer beim Submissions-Termin erheblich.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen DA 2000 und DA XML? DA 2000 ist das ältere, ASCII-basierte Format mit fester Satzlänge. DA XML ist seit 2004 der offizielle Nachfolger und bildet alle Inhalte als XML ab. DA 2000 wird offiziell nicht mehr weiterentwickelt, aber von vielen Tools weiterhin unterstützt.
Darf ich auf eine X81 mit einer D83 antworten? Technisch nicht. Die Phasenkennung muss zwischen X-Welt und D-Welt durchgängig sein. Der Auftraggeber erwartet die Antwort im gleichen Format. Wer aus einem alten Tool nur D-Dateien exportieren kann, sollte den Auftraggeber vor der Abgabe informieren — meist akzeptieren öffentliche Auftraggeber auch Cross-Format-Antworten, wenn die LV-Struktur identisch bleibt.
Wann braucht man eine X85? Die X85 ist der Preisspiegel — ein Vergleich mehrerer Angebote. Sie wird in der Submission vom Auftraggeber oder dessen Planungsbüro erstellt. Bieter sehen sie typischerweise nicht.
Welche Version sollte ein neu eingeführtes AVA-System unterstützen? GAEB DA XML 3.2 ist heute Pflicht; 3.3 ist die nächste Stufe und wird zunehmend von Bundes-Vergabestellen verlangt. DA 2000 als Lese-Format sollte ebenfalls noch da sein, denn ältere Bestandsdaten liegen oft so vor.