Ein GAEB-Import sollte trivial sein: Datei rein, LV-Baum rechts, Positionen kalkulieren. In der Realität blockieren AVA-Systeme häufig mit Fehlermeldungen wie “Mengeneinheit unbekannt”, “BoQ-Element fehlerhaft” oder schlimmer noch: der Import läuft scheinbar durch, aber Positionen fehlen oder Texte sind abgeschnitten. Dieser Leitfaden zeigt die sieben häufigsten Fehlerquellen und liefert eine Validierungs-Checkliste, mit der Sie Probleme vor dem Submissions-Stress erkennen.
Fehler 1: Mehrere LVs in einer Datei
GAEB DA XML 3.2 und 3.3 erlauben mehrere <Award>-Container und damit mehrere LVs in einer einzigen Datei. Das ist praktisch für Sammel-Ausschreibungen — und ein häufiger Stolperstein.
Symptom: Sie importieren eine X81 und sehen nur die Hälfte der erwarteten Positionen. Oder es taucht plötzlich ein zweites LV im Tool-Baum auf, das niemand erwartet hat.
Ursache: Manche AVA-Systeme lesen nur das erste <Award>-Element und ignorieren weitere stillschweigend. Andere wiederum legen pro <Award> ein eigenes Projekt an und der Anwender merkt nicht, dass ihm Daten zwischen den Projekten verteilt liegen.
Lösung: Vor dem Import die XML mit einem Editor öffnen und nach <Award> suchen. Bei mehreren Vorkommen die Datei vorher splitten — z.B. mit dem GAEB-Konverter von Sidoun oder einem XSLT-Splitter. Tools wie ORCA AVA oder California Pro zeigen in der Import-Voransicht alle gefundenen LVs an; das sollte man immer prüfen, bevor man auf “Übernehmen” klickt.
Fehler 2: Mengeneinheit-Inkonsistenz
m vs. lfm vs. lfdm vs. mtr — alles soll Laufmeter bedeuten. GAEB definiert in der Datenelement-Liste Mengeneinheiten als freier Text, nicht als kontrollierte Liste. Damit kollidieren Toleranz-Differenzen zwischen Tools.
Symptom: Positionen mit lfm werden als unbekannte Einheit gemeldet, weil das Ziel-System nur m als gültig akzeptiert. Oder schlimmer: m³ wird als m3 interpretiert und die Massenermittlung rechnet weiter, aber Druckansichten zeigen die Einheit falsch an.
Übliche Konflikte in der Praxis:
| Bedeutung | Häufige Varianten |
|---|---|
| Quadratmeter | m², m2, qm, sqm |
| Kubikmeter | m³, m3, cbm |
| Laufmeter | m, lfm, lfdm, mtr |
| Stück | St, Stk, Stck, pc |
| Pauschal | psch, Psch, PA |
Lösung: Im AVA-System eine Mengeneinheiten-Mapping-Tabelle pflegen. Beim Import wird lfm automatisch zu m, qm zu m² usw. konvertiert. Beim Export zurück an den Auftraggeber sollte die ursprüngliche Schreibweise erhalten bleiben — sonst beschwert sich die Submission über Differenzen.
Fehler 3: Position ohne Kurztext
Eine GAEB-Position muss einen Kurztext haben. Die Bietertextergänzung (Langtext, in dem der Bieter Konkretisierungen einfügen kann) darf leer sein — der Kurztext nicht.
Symptom: Importer lehnt die Position ab oder importiert sie als “Position ohne Beschreibung”. In der Kalkulation rutscht der Sachbearbeiter dann über eine Position weg, die keinen Inhalt zu haben scheint, obwohl im Originaldokument durchaus Text steht.
Ursache: In DA 2000 wird der Kurztext über die Satzart 21 transportiert; geht der zwischen Konvertern verloren, hat die Position später keinen Titel. In DA XML 3.x fehlt das Element <OutlineSpec> oder ist leer.
Lösung: Vor dem Import eine GAEB-Validierung laufen lassen (z.B. mit dem kostenlosen Validator des GAEB-Servers oder einem AVA-internen Linter). Positionen ohne Kurztext sollten vor dem Import angereichert werden — und sei es nur mit einem Hinweis “Kurztext fehlt, bitte beim Auftraggeber nachfragen”.
Fehler 4: STLB-Bauteilkennung nicht erkannt
STLB-Bau ist das Standardleistungsbuch für das Bauwesen, herausgegeben von DIN und GAEB. Es liefert kontrollierte Bauteil-Beschreibungen. Eine Position kann auf einen STLB-Bauteil verweisen — typischerweise als <STLBBauNo>-Element in der XML.
Symptom: Das AVA-System meldet “STLB-Bauteilkennung 047-12345 unbekannt” und ignoriert die Verlinkung.
Ursache: Das System hat keine aktuelle STLB-Bau-Datenbank installiert oder nutzt eine ältere Ausgabe. STLB-Bau erscheint zweimal jährlich mit neuen Bauteilen.
Lösung: STLB-Bau-Lizenz beim Hersteller (Dr. Schiller & Partner, vertrieben über die DIN Media) aktuell halten. Tools wie Nevaris, RIB iTWO und ORCA AVA pflegen die STLB-Bau-Datenbank meist halbjährlich. Wer die Lizenz spart, sollte mindestens einen Validator nutzen, der unbekannte STLB-Verweise als Hinweis (nicht als Fehler) meldet.
Fehler 5: Pauschalpositionen ohne Mengen
Pauschalpositionen tragen in der GAEB-Datei häufig die Menge 1 mit der Einheit psch — oder sie sind als Pauschalposition markiert (<QU>psch</QU> und das Attribut <Lump> oder <PauschalPos>true</PauschalPos> in DA XML 3.x).
Symptom: Die Position wird mit 0 Menge importiert und beim Übertragen des Einheitspreises kommt 0,00 EUR Gesamtbetrag heraus — obwohl der Bieter natürlich einen Pauschalpreis kalkuliert hat.
Ursache: Der Importer behandelt die Position als Mengen-Position und multipliziert. Bei Pauschal-Positionen darf nicht multipliziert werden, sondern der Pauschalpreis = Gesamtbetrag.
Lösung: Klares Pauschal-Handling im AVA-Tool aktivieren. Vor der Submission die Positionen mit psch-Einheit gezielt prüfen. Bei eigenen Exporten unbedingt darauf achten, dass das <Lump>-Flag gesetzt wird — sonst rechnet der Auftraggeber die Position falsch.
Fehler 6: Falsche Encodings (CP1252 vs. UTF-8) in D-Format
DA 2000 ist ein 8-Bit-ASCII-Format. Die deutschen Umlaute werden in der CP1252-Codepage transportiert. Wer eine D81-Datei naiv als UTF-8 öffnet oder ein Tool eine D-Datei als UTF-8 ohne Konvertierung schreibt, produziert kaputte Texte.
Symptom: Im LV-Baum erscheinen Zeichenfolgen wie f�r statt für, oder Mojibake wie für. Bei der Submission fällt das auf — peinlich.
Lösung:
- Beim Empfang einer D-Datei den GAEB-Header lesen. Das Feld
+SATZART:Z18oder die Daten-Identifikation des Senders verrät meist das Encoding. - AVA-Tools wie California Pro, ORCA AVA und MOOS AVA erkennen das Encoding automatisch — manche fragen aber im Zweifel nach.
- Bei Export zurück: Wenn der Auftraggeber DA 2000 erwartet, ebenfalls in CP1252 schreiben. Eine UTF-8-D-Datei produziert dasselbe Problem nur in die andere Richtung.
- Im Zweifel: Datei in einem Hex-Editor öffnen und die Umlaute prüfen.
ü=0xFCin CP1252,0xC3 0xBCin UTF-8.
Fehler 7: GAEB-Version-Mismatch (DA XML 3.1 in 3.3-Tool)
XML-Tools sind grundsätzlich nachsichtig — eine 3.1-Datei lässt sich in einem 3.3-Tool laden. Umgekehrt scheitert es: Eine 3.3-Datei in einem reinen 3.1-Tool führt dazu, dass moderne Felder verloren gehen.
Symptom:
- Beim Import einer 3.3-Datei in ein älteres Tool fehlen BIM-Verweise (
<IFCRef>), STLB-Bau-DynBauteile oder Mengen-Begründungen nach REB 23.003. - Beim Re-Export erhält der Auftraggeber eine Datei, in der seine ursprünglichen Zusatzdaten fehlen.
Ursache: Das version-Attribut im <GAEB>-Wurzel-Element ist 3.3, das Tool unterstützt aber nur 3.2. Manche Tools warnen, andere nicht.
Lösung:
- Vor dem Import die Version aus dem XML-Header lesen (steht meist in den ersten 5 Zeilen).
- Beim Tool-Hersteller die unterstützten GAEB-DA-XML-Versionen prüfen.
- Bei Unterstützungs-Lücken: Datei mit dem GAEB-Konverter herunter-konvertieren (z.B. 3.3 zu 3.2). Dabei gehen Informationen verloren — Auftraggeber informieren.
- Beim Re-Export immer das ursprüngliche Versions-Profil beibehalten.
Validierungs-Checkliste vor dem Import
Bevor Sie eine GAEB-Datei in Ihre AVA-Software laden:
- Dateigrösse plausibel? Eine X81 mit 0 Bytes ist kaputt; eine mit 200 MB enthält wahrscheinlich Bilder oder ist falsch exportiert.
- Format korrekt? Datei-Endung passt zur Erwartung (z.B.
.X81für ein angefragtes LV, nicht.X83). - GAEB-Version geprüft? Im XML-Header das
version-Attribut. - Encoding korrekt? D-Dateien in CP1252, X-Dateien in UTF-8.
- Anzahl LVs? Eine
<Award>-Instanz erwartet; bei mehreren prüfen, ob alle relevant sind. - STLB-Bau-Stand aktuell? Wenn STLB-Verweise enthalten sind, Datenbank-Stand prüfen.
- Pauschal-Positionen markiert? Stichprobe in der Voransicht.
- Mengeneinheiten plausibel?
lfm,m,m²korrekt zugeordnet.
Tools zur GAEB-Validierung
- GAEB-Validator vom GAEB-Server (
gaeb-online.de) — kostenloser Online-Validator, prüft gegen das offizielle Schema. - Sidoun GAEB-Konverter — kommerziell, sehr robust beim Version-Konvertieren.
- California GAEB-Schmiede — Teil von California Pro, mit Diff-Tools für Versions-Vergleiche.
- GAEB-Tools von BECHMANN — kombiniert Import-Prüfung mit Aufmaß-Workflow.
Web-basierte Lösungen wie Vergabescanner führen die Validierung automatisch beim Upload aus und zeigen Encoding-, Versions- und Strukturprobleme direkt in der Voransicht. Wer regelmässig Submissions stemmen muss, spart damit die manuelle Header-Prüfung.
FAQ
Mein AVA-System sagt “BoQ-Element fehlerhaft” — was tun?
BoQ (Bill of Quantities) ist das LV-Wurzelelement in DA XML. Die Fehlermeldung deutet auf eine kaputte Struktur. Datei mit einem XML-Validator (z.B. xmllint) gegen das offizielle GAEB-DA-XML-Schema prüfen. Häufig fehlt ein Pflicht-Attribut wie Cur (Währung) oder Date (LV-Datum).
Darf ich Positionen im LV beim Import verändern? Im LV des Auftraggebers (X81) darf nichts verändert werden — Ordnungszahlen, Mengen und Texte sind verbindlich. Sie kalkulieren nur die Einheitspreise und liefern als X83 zurück. Nur wer ein Nebenangebot (X84) machen will, darf von der Struktur abweichen — dann aber in einer separaten Datei.
Was mache ich, wenn ein Auftraggeber eine kaputte X81 schickt? Auftraggeber höflich kontaktieren und Korrektur anfordern. Niemals heimlich reparieren — das gefährdet die Vergleichbarkeit der Angebote in der Submission. Bei Kleinigkeiten (z.B. Encoding) reicht ein dokumentierter Workaround.
Wie lange muss ich GAEB-Dateien archivieren? Mindestens für die Verjährungsfristen aus VOB/B (4 oder 5 Jahre ab Abnahme) plus steuerliche Aufbewahrungsfrist (10 Jahre nach AO). Auftragsbestätigungen (X86) und Schlussrechnungen (X14) gehören zur Geschäftskorrespondenz und sind 10 Jahre aufzubewahren.