GAEB X83 vs. X84: Angebot & Nebenangebot richtig

In jeder Angebots-Submission liegen meist beide Dateitypen auf dem Tisch: die X83 als Hauptangebot und — optional — eine X84 für ein Nebenangebot. Wer die Unterschiede nicht sauber trennt, riskiert Ausschluss vom Verfahren. Dieser Artikel erklärt, wann welche Datei gehört, welche vergaberechtlichen Anforderungen das Nebenangebot erfüllen muss und woran man wirtschaftlich aussehende Nebenangebote erkennt, die in der Wertung trotzdem durchfallen.

X83 — das Hauptangebot

Die X83 (in DA 2000: D83) ist die direkte Antwort des Bieters auf die X81 (Leistungsverzeichnis ohne Preise). Strukturell identisch zur X81:

gleiche Ordnungszahlen (OZ)
gleiche Mengen
gleiche Kurz- und Langtexte
gleiche Pauschal-/Eventualpositions-Markierungen

Hinzu kommen vom Bieter:

Einheitspreise pro Position
Gesamtbeträge pro Position und auf LV-, Los-, Titel-Ebene
Bieterangaben (Name, Anschrift, Bauleiter, Steuernummer)
optional EFB-Preis-Aufgliederung (Lohn / Stoff / Geräte / Sonstige Kosten / Gemeinkosten und Gewinn)
optional Nachlass auf das Gesamtangebot

Die X83 ist die einzige Angebots-Datei, die auf jeden Fall in jeder Submission liegen muss. Wer keine X83 abgibt, gibt kein Angebot ab — auch wenn er gleichzeitig eine X84 einreicht.

Was darf der Bieter in der X83 nicht?

Die X83 ist strukturell bindend an die X81. Verboten ist:

Positionen löschen
Positionen hinzufügen
Mengen ändern
Texte verändern (Bietertextergänzungen sind nur in den dafür vorgesehenen Feldern erlaubt)
Pauschal-Positionen zu Mengen-Positionen umwandeln

Wer trotzdem strukturelle Änderungen unterbringt, riskiert Ausschluss nach § 16 EU VOB/A — “Änderung der Vergabeunterlagen”.

X84 — das Nebenangebot

Die X84 ist eine eigenständige Datei mit einer alternativen Lösung. Anders als die X83 hängt sie nicht an der X81-Struktur. Häufige Formen:

Vollständig alternatives Mini-LV — eigene OZ, eigene Positionen, eigene Mengen.
Pauschalangebot für einen Teilbereich, der im Original als Mengen-LV aufgebaut war.
Technische Alternative mit anderem Material, Verfahren oder Bauablauf.

Wann ist ein Nebenangebot überhaupt zugelassen?

Die Antwort steht in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen. Rechtsgrundlagen:

EU-weite Vergaben: § 35 EU VgV (Architekten-/Ingenieurleistungen) bzw. § 8 EU VOB/A — Nebenangebote sind nur zulässig, wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich gestattet.
Nationale Vergaben: § 8 Abs. 2 Nr. 3 VOB/A — Nebenangebote sind grundsätzlich zugelassen, ausser der Auftraggeber schliesst sie aus.

Wer in einer EU-Vergabe ohne explizite Zulassung eine X84 einreicht, riskiert den Komplett-Ausschluss vom Verfahren — nicht nur der X84, sondern oft auch der X83. Vor jeder Nebenangebots-Einreichung also: Bekanntmachung und Vergabeunterlagen genau lesen.

Mindestanforderungen an Nebenangebote

Selbst wenn Nebenangebote zugelassen sind, gelten formale Pflichten:

Schriftliche Erläuterung — die X84 alleine reicht nicht. Eine Beschreibung, was inhaltlich abweicht, gehört zwingend dazu.
Nachweis der Gleichwertigkeit — der Bieter muss zeigen, dass seine Alternative die gleichen Funktionen und Qualitäten erbringt.
Erfüllung der Mindestanforderungen aus den Vergabeunterlagen — z.B. Schallschutz-Klasse, Brandschutz, U-Werte bei Fassaden, statische Anforderungen.
Eigene OZ und Pauschalbetrag oder vollständiges Mengen-LV — die X84 muss preislich abschliessend sein.
Bezug zur Haupt-Position — die X84 muss klar referenzieren, welche Positionen der X81 ersetzt werden.

Fehlt einer dieser Punkte, wird das Nebenangebot von der Vergabestelle nicht gewertet — die X83 bleibt aber gültig.

Praxisbeispiel: Ausschreibung Stahl-Fassade

Stellen wir uns eine öffentliche Ausschreibung für eine vierstöckige Bürofassade vor. Der Auftraggeber legt eine X81 mit 240 Positionen vor. Titel 03.04 “Fassade” enthält 38 Positionen für eine Stahlrahmenkonstruktion mit Verglasung, darunter:

OZ 03.04.0010: Stahl-Profil HEA 200, Menge 480 m
OZ 03.04.0020: Pfosten-Riegel-System aus Stahl, Menge 720 m
OZ 03.04.0030: Verglasung 2-fach, Menge 540 m²
… weitere 35 Positionen

Der Bieter rechnet das LV durch und kommt auf einen Fassaden-Anteil von 380.000 EUR. Daraus entsteht die X83:

03.04.0010   480 m     142,50 EUR/m    68.400,00 EUR
03.04.0020   720 m      88,30 EUR/m    63.576,00 EUR
03.04.0030   540 m²    310,00 EUR/m²  167.400,00 EUR
...

Parallel hat der Bieter Erfahrung mit Aluminium-Profilen und weiss, dass für dieselbe statische Aufgabe ein modernes Aluminium-Pfosten-Riegel-System günstiger und schneller montiert ist. Er rechnet eine X84:

NA-01.01    Pos. 1   psch    Aluminium-Pfosten-Riegel-Fassade,
                              vollständig montiert, einschl. 2-fach-Verglasung,
                              Wärmedurchgangskoeffizient Uw ≤ 1,1 W/(m²·K),
                              Schallschutz Klasse 4 nach VDI 2719,
                              ersetzt OZ 03.04.0010 bis 03.04.0150
                              ... 312.000,00 EUR

Die X84 referenziert die ersetzten Positionen, enthält einen Pauschalpreis und die Funktions-Spezifikation. In der Begleit-Erläuterung beschreibt der Bieter:

statischer Nachweis liegt bei
Wärmeschutz-Nachweis nach EnEV liegt bei
4 Wochen kürzere Bauzeit
Referenz-Objekte mit gleicher Bauart

Wenn der Auftraggeber Nebenangebote zugelassen hat und die Mindestanforderungen erfüllt sind, wird das Nebenangebot mit dem Haupt-Angebot verglichen: 380.000 EUR (X83-Fassade) versus 312.000 EUR (X84). Differenz 68.000 EUR — das ist wertungs-relevant.

Häufige Pitfalls bei Nebenangeboten

Pitfall 1: Funktionsanforderung nicht erfüllt

Ein Nebenangebot wirkt wirtschaftlich, aber der Bieter hat eine wichtige Anforderung übersehen — z.B. den Schallschutz, den Brandwiderstand oder die Tragfähigkeit. Die Vergabestelle muss das Nebenangebot dann ausschliessen. Die Erfahrung zeigt: Nebenangebote scheitern häufiger an versteckten Mindestanforderungen in der Baubeschreibung als an offensichtlichen LV-Anforderungen.

Gegenmittel: Vor dem Erstellen einer X84 die Baubeschreibung, ZTVen, Pläne und alle Anlagen daraufhin durchgehen, welche funktionalen Anforderungen gelten. Eine Checkliste mit allen relevanten DIN-/EN-Normen anlegen.

Pitfall 2: X84 ohne Begleit-Erläuterung

Eine X84 als reine GAEB-Datei einreichen — ohne erklärendes PDF — ist eine der häufigsten Ablehnungs-Gründe. Vergabestellen können aus dem Pauschalpreis und der Bezeichnung “Aluminium-Pfosten-Riegel-Fassade” nicht beurteilen, ob die Alternative gleichwertig ist.

Pitfall 3: Mehrere Nebenangebote in einer X84

Manche Bieter packen mehrere alternative Lösungen in eine einzige X84 (z.B. “Nebenangebot 1: Aluminium-Fassade” und “Nebenangebot 2: vereinfachte Dämmung”). Vergabestellen sehen sich nicht verpflichtet, einzelne Pakete daraus zu wählen — entweder alles oder nichts. Sauberer ist eine X84 pro alternativer Lösung.

Pitfall 4: X84 ändert die Hauptkalkulation

Wenn der Bieter im Hauptangebot (X83) bestimmte Positionen besonders hoch oder niedrig kalkuliert hat, weil er die Bezuschlagung des Nebenangebots erwartet, kann der Auftraggeber das als Mischkalkulation werten und ausschliessen. X83 und X84 müssen jeweils für sich genommen wirtschaftlich plausibel sein.

Bewertung im Verhandlungsverfahren

Im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (besonders bei EU-Vergaben) können Nebenangebote Gegenstand der Verhandlung sein. Übliche Schritte:

Erste Angebotsrunde — Bieter geben X83 plus optional X84 ab.
Bewertung durch die Vergabestelle: Sind die Nebenangebote zulässig und wertbar?
Verhandlung — der Auftraggeber kann Bieter zu Klarstellungen auffordern, technische Details verhandeln, weitere Nebenangebote zulassen.
Finale Angebote (BAFO) — Bieter aktualisieren ihre X83 oder X84 mit den verhandelten Bedingungen.

Wichtig: In offenen und nicht offenen Verfahren (Standard im EU-Bereich) sind Verhandlungen nur sehr eingeschränkt möglich. Wer dort ein Nebenangebot abgibt, muss es finalisiert abgeben.

Wann lohnt sich ein Nebenangebot überhaupt?

Aus Sicht des Bieters lohnt sich der Aufwand für eine X84 vor allem dann, wenn:

Der Wettbewerb erwartbar stark ist und das Haupt-LV wenig Differenzierungs-Potenzial bietet.
Der Bieter eine eigene technische Lösung hat, die in seinem Betrieb deutlich günstiger ist (Spezial-Maschinen, Vorfertigung, Bestands-Lager).
Die Bauzeit-Verkürzung relevant ist und der Auftraggeber das in den Wertungs-Kriterien gewichtet.

Aus Sicht des Auftraggebers ist eine X84 oft willkommen, wenn das LV zu starr formuliert wurde — sie öffnet den Wettbewerb für innovative Lösungen.

Tools wie Vergabescanner helfen beim Erstellen einer X84, indem sie aus der ursprünglichen X81 die Mindestanforderungen extrahieren und prüfen, ob alle Funktions-Vorgaben im Nebenangebot referenziert sind. Das reduziert das Risiko, eine Anforderung zu übersehen.

FAQ

Muss ich eine X83 abgeben, wenn ich eine X84 mache? Ja. Die X84 ist Ergänzung, nicht Ersatz. Ohne X83 hat der Bieter formal kein Angebot abgegeben.

Was passiert, wenn das Hauptangebot ausgeschlossen wird — bleibt die X84 gewertet? Nein. Eine X84 ist akzessorisch zur X83. Fällt das Hauptangebot raus (z.B. unvollständig, verspätet, Eignung fehlt), ist auch das Nebenangebot nicht mehr wertbar.

Kann ich mehrere X84-Dateien einreichen? Ja, wenn die Vergabeunterlagen das nicht beschränken. Üblich ist eine X84-Datei pro alternativer Lösung, mit jeweils eigener Erläuterung.

Wer prüft die Gleichwertigkeit eines Nebenangebots? Die Vergabestelle, häufig mit Unterstützung durch ihr Planungsbüro oder externe Sachverständige. Bei technisch komplexen Nebenangeboten (z.B. statisch relevante Alternativen) sind oft fachspezifische Gutachten Teil der Wertung.