Sie haben die Vergabeunterlagen geöffnet und darin liegt eine GAEB-Datei mit der Endung .X83 (oder .D83). Damit hält der Auftraggeber Ihnen den Weg offen, das Leistungsverzeichnis strukturiert einzulesen, zu bepreisen und die Angebotsdatei zurückzugeben — ohne alles abzutippen. Die Frage ist nur: Mit welchem Werkzeug? Reine Ausschreibungs-Suchdienste können die Datei finden, aber nicht kalkulieren; klassische AVA- und Kalkulationsprogramme kalkulieren, finden aber keine Ausschreibungen und analysieren die Unterlagen nicht inhaltlich. Dieser Artikel ordnet ein, was eine X83-Datei ist, welche Schritte für ein Angebot nötig sind und welche Art von Tool die Kette vom Einlesen bis zur Kalkulation abdeckt.
Eine GAEB-X83-Datei (Phase 83, „Angebotsaufforderung”) ist das digitale Leistungsverzeichnis, das ein öffentlicher Auftraggeber im GAEB-DA-XML-Format an die Bieter übergibt. Sie enthält die Positionen mit Ordnungszahl, Kurz- und Langtext, Menge und Einheit — aber ohne Preise. Der Bieter liest die X83 in seine Software ein, hinterlegt seine Einheitspreise (kalkulieren) und gibt das bepreiste Angebot als X84-Datei (Phase 84, „Angebotsabgabe”) zurück. „Eine X83 analysieren und kalkulieren” heißt also: die Positionen sauber einlesen, inhaltlich prüfen und mit eigenen Preisen zu einem abgabefertigen Angebot machen.
Die GAEB-Phasen kurz erklärt
GAEB-Dateien tragen ihre Rolle im Vergabeprozess in der Nummer. Für Bieter sind vor allem diese relevant:
- X81 / D81 — Leistungsverzeichnis (Langtext), zur Ansicht und Prüfung.
- X83 / D83 — Angebotsaufforderung: das LV, das der Bieter bepreist. Das ist die Datei, die Sie kalkulieren.
- X84 / D84 — Angebotsabgabe: das vom Bieter bepreiste LV, das zurückgegeben wird.
- X86 / D86 — Nebenangebot bzw. Preisspiegel-Rückgabe.
Wer die Unterschiede genauer wissen will, findet sie in unseren Beiträgen GAEB-Dateiformate erklärt und X83 vs. X84.
Warum die meisten Tools nur die Hälfte können
Der Markt teilt sich bei der X83-Verarbeitung in zwei Lager, die jeweils nur einen Teil abdecken:
Reine Ausschreibungs-Suchdienste (Auftragsinformationsdienste) finden die Ausschreibung samt X83-Datei, hören aber danach auf. Sie bieten keine Positionsanalyse und keine Kalkulation — die Datei landet zum Bearbeiten in einem anderen Programm.
Klassische AVA- und Kalkulationssoftware (die etablierten Baukalkulations-Suiten) liest die X83 ein und kalkuliert professionell — das ist ihre Stärke. Sie findet aber keine Ausschreibungen und wertet die übrigen Vergabeunterlagen (Eignung, Ausschlusskriterien, Fristen) inhaltlich nicht aus. Für Betriebe mit hohem Kalkulationsvolumen und eigenem LV-Bestand sind diese Programme das Werkzeug der Wahl.
Dazwischen fehlt für viele Handwerksbetriebe das Werkzeug, das beides verbindet: die Ausschreibung finden, die Unterlagen inklusive X83 analysieren und direkt kalkulieren — ohne die Datei zwischen mehreren Programmen hin- und herzuschieben.
Was ein durchgängiges Tool leisten muss
Damit aus einer X83-Datei ohne Medienbruch ein Angebot wird, braucht es vier Fähigkeiten:
- GAEB korrekt einlesen — X81/X83/X84/X86 mit vollständiger Struktur: Ordnungszahlen, Positionsarten (Normal-, Bedarfs-/Eventual-, Grund-/Alternativpositionen), Mengen und Einheiten.
- Fallback für PDF — häufig liegt nicht nur die X83, sondern auch (oder nur) ein PDF-LV vor. Ein gutes Werkzeug rekonstruiert die Positionen dann auch aus dem PDF (siehe LV aus PDF auslesen).
- Inhaltliche Analyse — Eignungskriterien, Ausschlusskriterien, Fristen und Risiken aus den Unterlagen, damit die Kalkulation nicht auf einem übersehenen K.-o.-Kriterium aufsetzt.
- Kalkulation auf eigener Preisbasis — Einheitspreise aus eigenen, gewerk-spezifischen Preisprofilen, nicht aus fremden Durchschnittswerten.
Wie Vergabescanner eine X83 verarbeitet
Vergabescanner deckt diese Kette für deutsche Bau- und Handwerksbetriebe ab:
- GAEB einlesen: X81/X83/X84/X86 werden direkt verarbeitet; liegt nur ein PDF vor (auch als Scan), werden die Positionen per KI rekonstruiert.
- Analysieren: Die KI wertet die Vergabeunterlagen aus (Eignung, Ausschlusskriterien, Risiken, Fristen) — jede Aussage mit Quellenverweis auf Dokument, Seite und Zitat, also fachlich prüfbar.
- Kalkulieren: Aus den Positionen entsteht eine BOM-basierte Vorkalkulation (Material, Lohnzeit, Nebenleistung) auf Basis Ihrer eigenen Preisprofile je Gewerk (Import aus Excel, CSV, DATANORM). Auf Wunsch als KI-Angebot im DIN-5008-PDF.
Damit wird aus der eingelesenen X83 ohne Programmwechsel ein bepreistes Angebot — der Unterschied zu einer Werkzeugkette aus Suchdienst plus separater Kalkulationssoftware. Eine LV-Kalkulation lässt sich kostenlos testen.
Grenzen
Ehrlich bleibt: Vergabescanner ist auf deutsche Bau- und Handwerksgewerke ausgelegt und ersetzt keine spezialisierte Enterprise-AVA-Suite mit 5D-BIM-Kalkulation für Großprojekte. Für Betriebe, die aus Ausschreibungen heraus schnell und belegt zu einer Kalkulation kommen wollen, ist die Durchgängigkeit dagegen der entscheidende Vorteil. Einen breiteren Überblick über die Werkzeugkategorien gibt unser Tool-Vergleich.
Fazit
Eine GAEB-X83-Datei zu „analysieren und kalkulieren” verlangt zwei Dinge, die selten in einem Werkzeug zusammenkommen: das strukturierte Einlesen samt inhaltlicher Prüfung der Unterlagen und die Kalkulation auf eigener Preisbasis. Reine Suchdienste liefern die Datei, reine AVA-Programme kalkulieren sie — durchgängig wird es erst mit einem Werkzeug, das die Ausschreibung findet, die X83 (oder das PDF) einliest, die Unterlagen belegt analysiert und daraus die Kalkulation erzeugt.